La recepción de la oficina es el centro del trabajo de la empresa, su corazón. El líder más talentoso e inteligente no podrá hacer frente al trabajo si el trabajo de la recepción está mal organizado. La persona principal en la recepción es la secretaria o secretario. Cada vez más, el puesto de secretario se combina incluso con el puesto de gerente de oficina.
La calidad del área de recepción está directamente relacionada con la organización competente del espacio interno en general y el área de recepción en particular. La velocidad de resolución de problemas y la impresión general de la empresa por parte de sus clientes, clientes y socios comerciales dependen de dónde se encuentra la recepción, cómo está equipada, cuál es el diseño de sus interiores.
Una oficina moderna debe cumplir con los requisitos de economía, lo cual es especialmente importante con los altos precios del espacio de oficina, el alto equipamiento técnico, el diseño orgánico y la seguridad, tanto en términos de protección de la información como de seguridad personal de los empleados de la empresa. Es por eso que los problemas de organización del espacio de oficinas ahora preocupan a todos los líderes de opinión.
La organización racional del lugar de trabajo de la secretaria es de gran importancia, ya que es el área de la actividad laboral de una de las piezas clave de la empresa, por lo que deberá estar equipado con los medios necesarios para realizar de forma eficiente sus tareas.
El área total de la sala de recepción, donde se encuentra el secretario o secretaria asistente, debe tener entre 12 y 16 metros cuadrados. Al elegir el tamaño del área, se deben considerar los siguientes factores:
1) aproximaciones a muebles y equipos;
2) disposición de muebles y equipos;
3) la necesidad, en algunos casos, de condiciones especiales;
4) la capacidad de instalar equipos auxiliares.
Como el secretario es la “cara de la institución”, su lugar de trabajo también debe ser un ejemplo de la organización correcta, un indicador de una alta cultura laboral. De hecho, por cómo se ve el lugar de trabajo de la secretaria, a menudo juzgan el trabajo de toda la institución.
El diseño del lugar de trabajo de la secretaria debe proporcionar la máxima comodidad en el desempeño de las tareas que se le asignan y, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos para ahorrar espacio:
– el lugar de trabajo de la secretaria en el área de recepción generalmente se encuentra al lado de la oficina del gerente, en el centro de la habitación, no lejos de las puertas de la oficina y para que pueda ver fácilmente a todos entrar;
El lugar de trabajo de la secretaria incluye tradicionalmente tres zonas: la principal, donde se encuentra su lugar de trabajo, un área de servicio al visitante y un área auxiliar donde se ubican los gabinetes, una fotocopiadora y otros equipos auxiliares. Dada la saturación del proceso de trabajo del secretario asistente con equipos de oficina, se justificará un diseño del lugar de trabajo en forma de U. Dependiendo de las necesidades específicas, existen diversos tipos de fotocopiadoras que pueden cubrir varios aspectos diferentes del trabajo de oficina. Así mismo, las diferentes marcas de fotocopiadoras ofrecen una amplia gama donde elegir, que harán que se adapte a la perfección al espacio disponible, ya que estamos hablando de uno de los elementos más voluminosos de la oficina.
La altura de la mesa de trabajo se recomienda en el rango de 68-73 cm, la superficie de la mesa debe ser firme y lisa, principalmente de madera. La superficie de la mesa debe ser mate (gris, verde, marrón con una reflectividad del 20-50%) y fácil de limpiar; Las esquinas y el borde superior delantero de la mesa deben estar redondeados. La altura recomendada del espacio para las piernas debajo de la mesa es de 60 cm (al nivel de la rodilla) y al menos 80 cm al nivel del pie. Todo lo que la secretaria requiera constantemente durante el trabajo debe ubicarse dentro de un brazo extendido para que pueda tomar lo que necesita sin levantarse.
Los accesorios en el trabajo y las mesas auxiliares deben colocarse de manera compacta, sistematizados por tipo de trabajo.
Un elemento importante del escritorio es la organización interna de las divisiones del escritorio, que depende de su diseño, capacidad y la naturaleza de los documentos que se procesan. También debe haber un orden estricto en el escritorio. Es mejor adaptar una caja grande para el almacenamiento vertical de materiales, el resto de las cajas deben tener varios dispositivos especiales: para tarjetas, equipos de oficina pequeños, suministros de oficina. Es aconsejable reservar una caja para almacenar artículos personales. Todos los cajones deben deslizarse fácilmente, incluso si están muy cargados.
La eficiencia del trabajo depende en gran medida de la elección de una silla: una postura incómoda hace que la persona sea menos eficiente. Para el secretario referente, la silla debe ser giratoria y tener un respaldo que se pueda mover vertical y horizontalmente, lo que permitirá que se ajuste a cualquier altura. El asiento de la silla debe estar ligeramente redondeado en los bordes para no obstruir la circulación hacia los muslos, y con un asiento ligeramente deprimido en la ubicación del centro de gravedad.
Dada la variedad de funciones del secretario, la automatización y la mecanización de su lugar de trabajo es de particular importancia. Las herramientas de automatización pueden reducir significativamente los costos de mano de obra y el tiempo para la preparación, ejecución, búsqueda, almacenamiento y transmisión de documentos.
Existen los siguientes tipos (clases) de medios de trabajo:
– medios para redactar documentos: ordenador personal, medios para copiar y reproducir documentos, bolígrafos automáticos, lápices;
– medios de procesamiento y papeleo: equipos y materiales de corte, sujeción y pegado, dispositivos de direccionamiento y estampado, máquinas para aplicar recubrimientos protectores;
– medios para almacenar y agrupar documentos: medios para sujetar documentos (grapadoras, carpetas especiales con clips), varios tipos de archivadores, gabinetes y bastidores especiales para almacenar documentos, dibujos, cintas magnéticas, máquinas para la destrucción de documentos innecesarios, papelera de reciclaje.
– medios para garantizar la comunicación operativa: teléfono e interfono. Aunque hoy en día todo puede sustituirse con un buen ordenador personal y software adecuado.
– mobiliario de oficina especial: mobiliario y equipamiento para lugares de trabajo en locales de oficina.
La oficina moderna de una secretaria es imposible sin un ordenador con conexión a internet. Es necesario valorar el tipo de ordenador y sobre todo, el software que vamos a instalar en él. Lo mejor es colocar el monitor, la unidad del sistema y el teclado en una mesa de archivos adjuntos especial, liberando así el área del escritorio principal para los documentos. Un dispositivo multifuncional (fotocopiadora / impresora / escáner) generalmente se coloca junto a la computadora para uso personal.
Por lo tanto, la creación de un diseño racional del lugar de trabajo de la secretaria en la empresa es de gran importancia, tanto para facilitar el trabajo como para aumentar su atractivo, lo que tiene un efecto positivo en la productividad laboral.
Fotocopiadoras 